I
El Sistema de Archivos de Galicia, dirigido y coordinado por la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental, tiene como uno de los órganos asesores al Consejo de Archivos de Galicia. Este consejo es el órgano en que estarán representados los archivos de las instituciones que integran el Sistema de Archivos de Galicia y cuyas funciones inciden en la política de archivos y en la protección del patrimonio documental.
Galicia ha asumido en su Estatuto de autonomía, a través de lo dispuesto en el artículo 27.18, la competencia exclusiva en materia de patrimonio histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico, de interés de Galicia, sin perjuicio de lo que dispone el artículo 149.1.28 de la Constitución; de archivos, bibliotecas y museos de interés para la Comunidad Autónoma y que en el sean de titularidad estatal.
El Real decreto 2434/1982, de 24 de julio, hizo efectivo el traspaso de funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de Galicia en materia de cultura y, por tanto, de archivos.
El artículo 149.1.28.ª de la Constitución española reserva al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal, sin perjuicio de su gestión por las comunidades autónomas. De acuerdo con esta previsión, en el año 1989 se firmó el convenio de gestión de archivos de titularidad estatal entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma, que fue complementado con el Real decreto 1531/1989, de 15 de diciembre, sobre ampliación de los medios personales y presupuestarios traspasados en la materia.
II
La Ley 8/1995, de 30 de octubre , del patrimonio cultural de Galicia, fue la primera norma gallega con rango de ley que dedicó una atención singular a los archivos y al patrimonio documental. Esta ley asentó conceptos básicos como el de patrimonio documental o el de sistema de archivos y tuvo la virtud de insertar estos bienes en la estructura de protección elaborada con carácter general para todo el patrimonio cultural de Galicia.
Hasta la entrada en vigor de dicha ley, la normativa propia en materia de archivos y patrimonio documental se abordó a través de distintas normas de rango reglamentario y es fundamental el papel desarrollado por el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia. Este decreto, dictado en sustitución del Decreto 414/1986, de 18 de diciembre, por el que se regulaba el sistema público de archivos de la Comunidad, supuso la primera aproximación normativa a conceptos fundamentales como el de archivos y el de patrimonio documental de Galicia, al tiempo que permitió delimitar las nociones de sistema y redes de archivos de la Comunidad.
El Decreto 207/2010, de 10 de diciembre , por el que se crea el Archivo de Galicia, y el Decreto 219/2011, de 17 de diciembre, por el que se fijan los precios públicos y las normas de los servicios de reproducción prestados en los archivos gestionados por la Xunta de Galicia, completan la normativa autonómica en la materia.
En el ámbito de la Administración electrónica, la Ley 11/2007, de 22 de junio , de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, promueve la utilización de las nuevas tecnologías en la gestión documental de las administraciones, que redunda en la mejora en su funcionamiento, en la proximidad al ciudadano, en la transparencia administrativa y en la garantía jurídica. Los principios de esta ley son recogidos para la Administración autonómica de Galicia en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre , por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica de Galicia y de las entidades dependientes de la misma. Por otra parte, la Resolución conjunta de 15 de diciembre de 2014, de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia y de la Secretaría General de Cultura, por la que se aprueba el marco de referencia del Archivo Digital Integrado de Galicia, que actúa como política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia de aplicación en el sector público autonómico, perfila las responsabilidades de los órganos implicados, entre ellos, la Secretaría General de Cultura como órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.
Con la entrada en vigor de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre , de archivos y documentos de Galicia, se regula la protección, conservación y difusión del patrimonio documental de interés para Galicia y la organización, el funcionamiento, acceso y difusión del contenido de los archivos de interés para Galicia y del Sistema de Archivos de Galicia. Esta nueva ley da carácter propio a los archivos que tienen como función, además de las tradicionales de custodia y difusión, la de participación en la gestión documental de las administraciones en que prestan sus servicios, como instrumentos que aseguran la autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a los documentos públicos, en el marco de transparencia, responsabilidad democrática y garantía jurídica que guía a las administraciones públicas.
La nueva ley deroga el Decreto 307/1989, de 23 de noviembre, por el que se regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia, y los artículos 76.2, 76.3, 78.1, 79, 80 y 91 de la Ley 8/1995, de 8 de octubre.
Asimismo, modificó en su disposición final primera el artículo 7.1 de la Ley 8/1985, de 8 de octubre, en el sentido de considerar el Consejo de Evaluación Documental de Galicia y el Consejo de Archivos de Galicia como órganos asesores de la Consellería de Cultura en sustitución de la Comisión Técnica de Archivos.
La Ley 7/2014, de 26 de septiembre , crea, en su artículo 33, el Consejo de Archivos de Galicia como órgano colegiado consultivo de asesoramiento, cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Galicia, adscrito a la consellería con competencias en materia de cultura. En el ordinal segundo de dicho artículo se determinan sus funciones y en el número 3 se establece que en el Consejo estarán representados los distintos archivos que integran el Sistema de Archivos de Galicia, dejando para un posterior desarrollo mediante decreto de la Xunta de Galicia, a propuesta de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, la composición y el funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia.
Por otra parte, la disposición transitoria primera establece un plazo de seis meses desde su publicación para la regulación de la organización y del funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia.
El concurso de un órgano asesor y consultivo como el Consejo de Archivos de Galicia es fundamental para dictaminar cuestiones de tanta transcendencia como las normas técnicas a las cuales se debe ajustar la gestión documental de los agentes del Sistema de Archivos de Galicia, las referidas a la integración de archivos en el sistema, el régimen de protección de bienes que sean patrimonio documental gallego, las políticas de archivos de la Xunta de Galicia, así como el funcionamiento y la mejora del Sistema de Archivos de Galicia.
III
El decreto consta de una parte expositiva y 13 artículos, organizados en un título preliminar de disposiciones generales y dos numerados, tres disposiciones adicionales, una derogatoria y dos finales.
El título preliminar, bajo la rúbrica de “Disposiciones generales”, abarca los artículos que establecen el objeto del decreto, el régimen jurídico del Consejo y sus funciones.
El título I, bajo la rúbrica “Composición y estructura del Consejo”, regula la composición y estructura del Consejo. El decreto tiene como una de sus finalidades especificar la composición del Consejo de Archivos de Galicia, a partir de lo establecido en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre . Así, se estructura una presidencia, tres vicepresidencias, una secretaría y doce vocalías. Se establece el mecanismo de nombramiento y cese de los miembros del Consejo así como el régimen de obligaciones y derechos.
El título II, bajo la rúbrica “Funcionamiento del Consejo”, regula el funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia, a través del Pleno y de una comisión permanente como órgano de apoyo. Por último, se contempla la posibilidad de constituir grupos de trabajo específicos para la realización de informes y estudios que tengan relación con las competencias del Consejo.
En su virtud, a propuesta del conselleiro de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria, de acuerdo con el Consejo Consultivo y previa deliberación del Consello de la Xunta de Galicia en su reunión del día tres de marzo de dos mil dieciséis,
DISPONGO:
TÍTULO PRELIMINAR
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto
Este decreto tiene por objeto regular la composición y el funcionamiento del Consejo de Archivos de Galicia como órgano colegiado, consultivo de asesoramiento, cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Galicia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 y en la disposición transitoria primera de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre , de archivos y documentos de Galicia.
Artículo 2. Régimen jurídico
El Consejo de Archivos de Galicia se rige por lo dispuesto en este decreto, por la Ley 7/2014, de 26 de septiembre , de archivos de documentos de Galicia, y por la Ley 8/1995, de 30 de octubre , del patrimonio cultural de Galicia. En todo lo non establecido en este decreto se observará lo dispuesto en la Ley 16/2010, de 17 de diciembre , de organización y funcionamiento de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia, y en la legislación básica vigente sobre procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
Artículo 3. Funciones
1. Son funciones del Consejo de Archivos de Galicia las siguientes:
a) Informar con carácter preceptivo sobre los reglamentos que se dicten en desarrollo de la Ley 7/2014, de 26 de octubre.
b) Informar con carácter preceptivo sobre la incorporación de los archivos al Sistema de Archivos de Galicia.
c) Informar con carácter preceptivo sobre el régimen de protección de los bienes considerados patrimonio documental de Galicia.
d) Informar con carácter preceptivo sobre la declaración de bienes del patrimonio documental como bienes de interés cultural, así como su inclusión en el catálogo o en el Inventario general del patrimonio cultural de Galicia.
e) Informar al órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental sobre los planes relacionados coa política archivística que pretenda aprobar la Xunta de Galicia.
f) Informar al órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental sobre las normas técnicas básicas a las cuales deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Galicia.
g) Proponerle al órgano competente en materia de archivos y patrimonio documental las actuaciones e iniciativas para el mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de Galicia, así como para la mejora y el desarrollo de los procesos de digitalización, preservación, accesibilidad y difusión en línea del material cultural digital.
h) Informar sobre las cuestiones que someta a su consideración, en relación con el Sistema de Archivos de Galicia, a la persona titular de la consellería o del órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.
i) Proponerle al órgano competente en materia de archivos y patrimonio documental políticas activas para contribuir a la transparencia y acceso a la información pública y reutilización de datos en poder de las administraciones.
j) Cualquier otra que se encomiende reglamentariamente relativa al asesoramiento sobre la organización, estructuración y ordenación del Sistema de Archivos de Galicia.
2. Sus informes no serán vinculantes, salvo disposición expresa en contra.
TÍTULO I
Composición y estructura del Consejo
Artículo 4. Composición
1. El Consejo de Archivos de Galicia estará compuesto por una presidencia, tres vicepresidencias, una Secretaría y doce vocalías.
2. Ejercerá la presidencia la persona titular de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
3. La Vicepresidencia Primera la ejercerá por la persona titular del órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.
4. La Vicepresidencia Segunda la ejercerá por la persona titular del órgano de dirección de la consellería competente en materia de evaluación y reforma administrativa.
5. La Vicepresidencia Tercera la ejercerá por la persona titular del órgano de dirección de la consellería o entidad instrumental competente en materia de administración electrónica y sistemas de información.
6. La Secretaría la ejercerá por la persona titular de la jefatura de servicio del Sistema de Archivos de Galicia.
7. Serán vocales del Consejo de Archivos de Galicia, con voz y voto:
a) En representación de la Administración autonómica de Galicia.
1.º. La persona titular de la subdirección general con competencias en materia de archivos.
2.º. Tres personas en representación del Sistema de Archivos de la Xunta de Galicia, propuestas por el órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.
b) Una persona en representación de los archivos del Parlamento de Galicia, del Consejo de Cuentas de Galicia, del Consejo de la Cultura Gallega o del Consejo Consultivo de Galicia, a propuesta de los órganos superiores de cada institución. Se establece la rotación de cada órgano con la prelación indicada por cada período de renovación.
c) Una persona en representación de los archivos judiciales de Galicia, a propuesta del órgano superior competente en materia de justicia.
d) Una persona en representación de los archivos de las universidades gallegas, propuesta por el Consejo Gallego de Universidades. Se establecerá una rotación entre las tres universidades en el siguiente orden: Universidad de Santiago de Compostela, Universidad de A Coruña y Universidad de Vigo, por cada período de renovación.
e) Dos personas en representación de los archivos de las entidades locales, propuestas por la Federación Gallega de Municipios y Provincias.
f) Una persona en representación de los archivos de las entidades y asociaciones de derecho público o privado, de carácter profesional, político, sindical, cultural, educativo o religioso de Galicia, a propuesta del órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental. Se establecerá una rotación entre dichas entidades y asociaciones por cada período de renovación.
g) Una persona en representación de las asociaciones profesionales de archiveros/as existentes en Galicia, propuesta por el órgano superior con competencias en materia de archivos y patrimonio documental. Se establecerá una rotación entre dichas entidades y asociaciones por cada período de renovación.
h) Una persona de reconocido prestigio en el ámbito de los archivos y del patrimonio documental, a propuesta del órgano superior competente en materia de archivos y patrimonio documental.
8. El Consejo de Archivos de Galicia funcionará en Pleno o en Comisión Permanente y puede establecer grupos de trabajo específicos en razón a la materia.
Artículo 5. La Presidencia
1. Corresponde a la persona que desempeña la Presidencia:
a) Representar al Consejo de Archivos de Galicia.
b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias y la fijación del orden del día.
c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por causas justificadas.
d) Dirimir con su voto los empates, a efectos de adoptar acuerdos.
e) Asegurar el cumplimiento de las normas.
f) Visar las actas y las certificaciones de los acuerdos del órgano asesor.
g) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a la condición de la Presidencia del órgano.
2. En los casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal, la persona que ejerza la Presidencia será sustituida por las vicepresidencias por su orden de prevalencia y, en su defecto, por la persona miembro del Consejo que designe la persona titular de la consellería competente en la materia.
Artículo 6. Las vicepresidencias
1. Corresponde a la Vicepresidencia Primera auxiliar la Presidencia en el ejercicio de sus funciones y realizar cuantas otras le sean específicamente encomendadas por aquélla.
2. En caso de ausencia o enfermedad será sustituida por la Vicepresidencia Segunda o Tercera, en este orden de prevalencia.
Artículo 7. La Secretaría
1. Corresponde a la persona que ejerce la secretaría del Consejo:
a) Asistir a las reuniones con voz pero sin voto.
b) Efectuar la convocatoria de las sesiones del órgano por orden de su Presidencia, así como las citaciones a sus miembros.
c) Recibir los actos de comunicación de los miembros con el órgano y, por tanto, las notificaciones, peticiones de datos, rectificaciones o cualquier otra clase de escritos de los que deba tener conocimiento.
d) Preparar el despacho de los asuntos y redactar y firmar las actas de las sesiones, con el visto bueno de la persona que ejerciese la Presidencia.
e) Expedir certificaciones de las consultas, de los dictámenes y acuerdos aprobados.
f) Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de secretario o secretaria.
2. En los casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal, la persona que ejerza la secretaría será sustituida por una persona funcionaria designada por la Presidencia.
Artículo 8. Nombramientos y ceses
1. El nombramiento y cese de las personas que ocupen las vocalías del Consejo de Archivos de Galicia, que no lo sean en razón a sus cargos, y de sus respectivas personas suplentes, corresponde a la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental, a propuesta de los órganos y de las entidades citados en el artículo 4.
2. Los miembros que lo san en razón a su cargo permanecerán en el Consejo de Archivos de Galicia mientras duren en el mismo. Los restantes miembros serán nombrados/as por un período de cuatro años y se renovarán automáticamente por un período igual, salvo resolución expresa en contra de la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental a propuesta del órgano competente, de conformidad con el artículo 4.
3. La composición del Consejo atenderá al principio de presencia equilibrada de mujeres y hombres. En la comunicación que se realice a los órganos y entidades para la designación de representantes se les recordará la importancia social de tender a aquel objetivo de igualdad.
Artículo 9. Obligaciones y derechos de los miembros
1. Corresponde a los miembros del Consejo de Archivos de Galicia:
a) Recibir la convocatoria que contenga el orden del día de las reuniones con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas.
b) Tener a su disposición la información sobre los asuntos que figuren en el orden del día con la antelación referida en la letra anterior.
c) Participar en los debates de las sesiones.
d) Ejercer su derecho al voto y formular al/a la secretario/a su voto particular, así como expresar el sentido de su voto y los motivos que lo justifican.
e) No abstenerse en las votaciones aquellas personas que tengan la condición de miembros del órgano colegiado por su cualidad de autoridades o personal al servicio de las administraciones públicas, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 12.
f) Formular sugerencias y preguntas.
g) Obtener la información que precisen para cumplir adecuadamente las funciones asignadas.
h) Mantener el secreto de las deliberaciones y votaciones.
i) Cuantas otras sean inherentes a su condición.
2. Además del cese por renovación estipulado en el artículo anterior, será causa de cese como miembro del Consejo el incumplimiento de las obligaciones señaladas en este artículo.
TÍTULO II
FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO
Artículo 10. El Pleno
1. El Pleno del Consejo de Archivos de Galicia estará compuesto por las personas que representen los cargos de la Presidencia, de las vicepresidencias, de la Secretaría y las doce vocalías.
2. Son funciones del Pleno del Consejo las siguientes:
a) Las establecidas como funciones del Consejo en el artículo 33.2 de la Ley 7/2014, de 26 de septiembre.
b) Proponer las modificaciones del Reglamento de funcionamiento del Consejo y elevarlas al órgano superior de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
c) Acordar la formación de grupos de trabajo específicos.
Artículo 11. Sesiones del Pleno
1. El Pleno del Consejo de Archivos de Galicia se reunirá en sesión ordinaria dos veces al año, o en sesión extraordinaria por acuerdo de la persona titular de la Presidencia o por solicitud de la mayoría de un tercio de los miembros.
2. Para la válida constitución del órgano, a efectos de la realización de sesiones, deliberaciones y toma de acuerdos, se requerirá la presencia de las personas que ejerzan la Presidencia y la Secretaría, o de aquéllas que las sustituyan, y de la mitad, por lo menos, de sus miembros en primera convocatoria y de un tercio de sus miembros en segunda convocatoria.
3. No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que estén presentes todos los miembros del órgano colegiado y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría.
4. Los acuerdos serán adoptados por mayoría simple de votos de los miembros presentes en cada sesión y decidirá, en caso de empate, el voto de calidad de la persona titular o suplente de la Presidencia.
5. La Secretaría levantará acta de cada sesión del Consejo, que será aprobada en la misma o en la siguiente sesión. La persona que ejerza las funciones de la secretaría podrá certificar, no obstante, los acuerdos que se adoptasen, sin perjuicio de la aprobación posterior del acta, y deberá hacer constar en las certificaciones tal circunstancia de modo expreso.
Artículo 12. La Comisión Permanente
1. La Comisión Permanente será el órgano de apoyo al Pleno del Consejo de Archivos de Galicia.
2. Estará integrada por la persona titular de la Vicepresidencia Primera, que la presidirá, por la titular de la subdirección general con competencias en archivos y los/las presidentes/as de los grupos de trabajo que se creen. Actuará como secretaria la persona designada para la Secretaría del Pleno del Consejo, con voz pero sin voto.
3. Las funciones de la Comisión Permanente son:
a) Proponer a la Presidencia los asuntos a incluir en el orden del día de las reuniones.
b) Elevar al Pleno los informes y las propuestas de actuación propias o de los grupos de trabajo.
c) Coordinar los grupos de trabajo.
d) Estudiar los asuntos que se elevarán al Pleno.
e) Ejecutar los acuerdos adoptados por el Pleno.
f) Cualquier otra función que le encomiende o delegue el Pleno.
Artículo 13. Grupos de trabajo
1. Se constituirán grupos de trabajo específicos en razón de la materia o de la tipología de archivos, que serán propuestos por la Presidencia, a iniciativa propia o de la Comisión Permanente, y será aprobada su constitución por la mayoría de los miembros del Pleno.
2. El acuerdo de constitución establecerá la finalidad, la duración, que podrá ser indefinida; los miembros que la integren, así como la designación de los que desempeñarán la Presidencia y la Secretaría del grupo de trabajo, los medios personales y materiales de los que dispongan y, en su caso, el plazo para la realización de su trabajo.
3. Los estudios e informes desarrollados por los grupos de trabajo serán supervisados por la Comisión Permanente, que los elevará al Pleno para, en su caso, someterlos a su deliberación y votación.
4. Para la formación de estos grupos de trabajo se podrá solicitar la colaboración de especialistas de carácter interno o externo, cuando las particulares circunstancias lo requieran, de forma motivada, y serán designados/as por la Presidencia del Consejo.
Disposición adicional primera. Plazo de constitución
El Consejo de Archivos de Galicia se constituirá en el plazo de tres meses, a contar desde la entrada en vigor de este decreto.
Disposición adicional segunda. Designación de representantes
Las entidades y los organismos a los que corresponda proponer la designación de representantes en el Consejo de Archivos de Galicia serán requeridos a estos efectos y deben comunicar su propuesta a la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental, en el plazo de un mes desde el día siguiente a la recepción del requerimiento.
Disposición adicional tercera. Impacto económico para la Administración autonómica
Los miembros del Consejo de Archivos de Galicia realizarán sus funciones como parte de las funciones inherentes del órgano que representen y en el que prestan sus servicios. Por tal motivo, su participación en este órgano colegiado y la de los especialistas a que se refiere el apartado 4 del artículo 13 no generará derechos económicos ni indemnizaciones por asistencia a sus miembros.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa
Quedan derogadas cuantas normas de igual o inferior rango sean contrarias al contenido de este decreto.
Disposición final primera. Habilitación normativa
Se faculta a la persona titular de la consellería con competencias en materia de archivos y patrimonio documental para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y la aplicación de este decreto.
Disposición final segunda. Entrada en vigor
Este decreto entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
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